Die erfolgreiche Transformation in bestehenden und neuen Geschäftsbereichen erfordert im Zeitalter der Digitalisierung eine genaue Kenntnis der aktuell eingeführten Geschäftsprozesse und der in der täglichen Praxis verwendeten Applikationen, Services und Endgeräte Ihrer MitarbeiterInnen, Ihrer Geschäftspartner und Ihrer Endkunden. Diese Informationen sind unverzichtbar für die kontinuierliche Evaluation und Neugestaltung der Prozesse auf allen Ebenen einer Organisation.
Das Management fachlicher Anforderungen
Verständliche fachliche Anforderungen müssen unter Berücksichtigung des geschäftlichen Hintergrundes Schritt für Schritt gesammelt und verfeinert werden. Die wichtigsten fachlichen Anforderungen ergeben sich in der Regel direkt aus einer vorangegangenen Geschäftsprozess-Analyse. Die Anforderungen sind aus Sicht der beteiligten Prozesse zu gestalten um die Verbindung "zum großen Ganzen" nicht zu verlieren, das in Form einer "Prozesslandkarte" dokumentiert werden kann.
Strukturierte funktionale (inhaltliche) Anforderungen - WAS?
Auch wenn das Konzept des "Anwendungsfalles" (Use Case) aus der "Unified Modeling Langugage" seit der Verbreitung agiler Methoden zur Softwareentwicklung etwas an Bedeutung verloren hat, stellt es weiterhin einen wichtigen Eckpfeiler der strukturierten Anforderungserhebung vor dem Hintergrund des umfassenden Geschäftsprozess-Managments in einem Geschäftsbereich (Domäne) dar. Sie helfen dabei, das praktische Zusammenspiel von Menschen, IT-Services und Applikationen übersichtlich und im gerade notwendigen Detaillierungsgrad systematisch zu beschreiben. Weitere Informationen liefern die Beiträge Pflichtenhefte und das Unified Model und agiles Anforderungsmanagement.
Neben den Abläufen, dem Austausch von Informationen und dabei eingesetzten Berechnungen helfen Anwendungsfälle alle beteiligten Akteure (Menschen und Maschinen!), ihre Rollen und Berechtigungen zu sammeln, sowie die beteiligten IT-Systeme und die benötigten Schnittstellen, und das Format der dabei ausgetauschten oder gespeicherten (persistierten) Daten mit entsprechenden Schlüsselfeldern in den einzelnen IT-Systemen.
Die "Unified Modeling Langugage" bietet eine grafische Darstellung für strukturierte Daten und Dokumente (OOD) und ihre Zusammenhänge unabhängig von der technischen Realisierung, und der physischen Ausprägung in den beteiligten IT Systemen. Aus dieser Datenspezifikation kann bei Bedarf ein Metadaten-Modell abgeleitet werden, z.B. zur Erzeugung von SQL Schemas, XML Schemas, JSON Dokumenten und zur Anbindung von Data-Warehouse Systemen. Eine unabhängige Datenbeschreibung für einem Geschäftsbereich (Domäne) erleichtert die Spezifikation von Schnittstellen und diversen datengesteuerten Funktionalitäten, z.B. Reporting, Mobile Apps und interne Webapplikationen zur Anzeige von Informationen.
Abgewandelte Anwendungsfälle können auch als "Epics" oder "User Stories" im Backlog einer agilen Anforderungsanalyse umgesetzt werden. Hinweis: In diesem Fall stellt die Spezifikation nicht nur ein "Mittel zum Zweck" dar. Sie stellen selbst wertvolle Informationen für die Organisation dar, die langfristig gepflegt und aktualisiert werden müssen. Dieser Ansatz weicht deshalb etwas von der typischen Interpretation von agilen Vorgehensmodellen ab, die laufender Software (Code) generell mehr Geschäftswert zuschreiben als der dabei berücksichtigten Dokumentation.
Nichtfunktionale (technische) Anforderungen - WIE?
Die "Unified Modeling Langugage" und Werkzeuge zur Dokumentation von REST basierten APIs und SOA basierten Webservices bieten grafische Notationen, um komplexe Schnittstellen für geplante und bestehende IT-Lösungen effizient zu beschreiben und übersichtlich darzustellen.
Neben der Beschreibung von Abläufen und Schnittstellen für die erforderlichen Funktionalitäten, gilt es in der Praxis eine Vielzahl "nicht funktionaler" Aspekte zu berücksichtigen, z.B. technische Vorgaben (Produktversionen, Standards), Vorgaben zur Betriebssicherheit, zur Sicherheit bei der Datenübertragung, und zur Unterstützung von barrierefreien Darstellungen.
Integrierte Prozess- und Anforderungsdokumentation im Intranet
Aus Sicht der eingangs beschriebenen prozessorientierten Unternehmenssteuerung sind flexible Dokumentationen bestehender und neu geplanter Prozesse und Anforderungen für dazu benötigter Services unverzichtbar für die kontinuierliche Evaluation und Umgestaltung der angewendeten Prozesse auf allen Ebenen einer Organisation. Da die Lebensdauer einer "Projekts" sinnvollerweise begrenzt ist, muss diese Dokumentation projektübergreifend angelegt werden. Trotzdem können Änderungen im Zusammenhang mit IT-Systemen und den beteiligten Prozessen im Rahmen eines begrenzten Projektes durchgeführt werden. Dazu wird die Aktualisierung der Online-Dokumentation als Projekt-Ergebnis definiert (Deliverable) statt sie in einem Unterkapitel des Pflichtenheftes zu beschreiben.
Vor diesem Hintergrund stellt die "lebende Dokumentation" dieser Informationen einen etwa gleich wertvollen Geschäftswert dar, wie die in den Prozessen eingesetzte laufende Software und deren Beschreibung - weitere Details siehe: Geschäftsprozess Management und Erweiterte User Stories.
Eine im Intranet online verfügbare strukturierte Prozess- und Anforderungssammlung mit Verweisen auf aktuelle Schnittstellen-, Service- und Api-Dokumentation taugt als Grundlage für die Wertsicherung bestehender Prozesse und IT-Lösungen. Sie kann in Enterprise Wikis wie Confluence, oder im agilen Umfeld mit geeigenten Product-Backlog Applikationen realisiert werden.