Lasten, Pflichten, gemeinsames Angebot

Der bewährte Ablauf zur Bestellung neuer IT-Lösungen oder zur Bestellung von Anpassungen und Erweiterungen startet mit der kurzen Dokumentation eines Kundenwunsches (Demand) in der Sprache der beteiligten Anwender.

Warnung: Es wird dringend davon abgeraten, Änderungswünsche nur aus Sicht des Managements zu Formulieren, ohne zumindest ausgewählte Benutzer (Keyuser) der betroffenen IT-Systeme einzubeziehen. Die ausgewählten Benutzer müssen in direktem Kontakt mit den Benutzern stehen, die die bestellte Software tagtäglich verwenden oder verwenden werden.

Erstellung eines Lastenheftes mit den Zielen aus Kundensicht

Fritz VerkäuferDer Kundenwunsch aus Sicht des Auftraggebers kann anschließend mit Hilfe eines Spezialisten in ein Lastenheft ausgearbeitet werden.

Genauere, strukturierte Anforderungen im Lastenheft sind nur erforderlich, wenn es für eine Ausschreibung zur Bearbeitung an mehrere potentielle Auftraggeber verteilt wird. Auf keinen Fall kann ein Lastenheft bei der Angebotserstellung ein persönliches Gespräch zur Klärung von Detailfragen durch einen "Requirements Engineer" (AnalytikerIn) und durch ausgewählte Vertreter des Entwicklerteams des Auftragnehmers ersetzen. Es stellt viel mehr eine wichtige Ergänzung zur Vorbereitung dieser Besprechung dar.

Warnung: Die Abklärung von Anforderungen zur Angebotslegung durch einen Kundenbetreuer/in bzw. Verkäufer/in (z.B. Key Account Manager) gilt als "Antipattern", d.h. dieses Vorgehen hat sich in der Praxis für die Entwicklung von Software nicht bewährt. Agile Vorgehensmodelle setzen einen persönlichen Kontakt zwischen ausgewählten späteren BenutzerInnen, EntwicklerInnen und Lösungs-DesignerInnen (ArchitektInnen) voraus.

Verkürztes Lastenheft wenn Pflichtenheft eingeplant wird

Das Lastenheft kann auf eine kurze fachliche Beschreibung der Kundenwünsche reduziert werden, wenn bereits ein Auftragnehmer fest steht und wenn mit Hilfe eines "Requirements Engineer" (AnalytikerIn) später ein Pflichtenheft und eine Dokumentation zu der gewünschten Applikation (IT-System) erarbeitet wird. Bei Bedarf kann die Erstellung der Dokumentation als eigener Auftrag erfolgen, z.B. wenn zusätzlich die bestehenden Geschäftsprozesse anzupassen sind. In diesem Fall wird zunächst ein Teil der benötigten Dokumentation erstellt und ausgeliefert, bis ein entsprechendes Angebot zur Umsetzung möglich ist. Weitere Details dazu liefert der Beitrag Pflichtenhefte und das Unified Model.

Anmerkung aus Sicht der agilen Software-Entwicklung

Das beschriebene Vorgehen widerspricht zum Teil den Vorgaben aus der agilen Software-Entwicklung, und kann vermieden werden, in dem die Problemstellung in der ersten Analyse in mehrere Teilaufträge zerlegt wird, die anschließend einzeln und ohne ausgewiesene Analysephase beauftragt und abgearbeitet werden können. Eine andere Möglichkeit bietet der Verzicht auf ein "Fixpreis-Angebot", wenn sich ein "Produkt Owner" und ein agiles Entwickler-Team bereits ausreichend kennen gelernt haben. In diesem Fall wird das Team fix für einen Zeitraum verkauft, über den der "Product Owner" die umsetzbaren Funktionalitäten nach entsprechender Vorbereitung selbst abschätzen und steuern kann.