Die erfolgreiche Transformation in bestehenden und neuen Geschäftsbereichen erfordert im Zeitalter der Digitalisierung eine genaue Kenntnis der aktuell eingeführten Geschäftsprozesse und der in der täglichen Praxis verwendeten Applikationen, Services und Endgeräte Ihrer MitarbeiterInnen, Ihrer Geschäftspartner und Ihrer Endkunden. Diese Informationen sind unverzichtbar für die kontinuierliche Evaluation und Neugestaltung der Prozesse auf allen Ebenen einer Organisation.

Aus Sicht einer prozessorientierten Unternehmenssteuerung ist die laufend aktualisierte Dokumentation bestehender und neu geplanter Geschäftsprozesse und daraus abgeleiteter Anforderungen für interne Abläufe und IT-Services unverzichtbar für die kontinuierliche Evaluation und Umgestaltung von Prozesse auf allen Ebenen einer Organisation. Da die Lebensdauer einer "Projekts" sinnvollerweise begrenzt ist, muss diese Dokumentation Projekt übergreifend angelegt werden.

Nur eine im Intranet online verfügbare Prozess- und Anforderungssammlung und eine aktuelle Schnittstellen-,  Service- und Api-Dokumentation taugt als Grundlage für die Wertsicherung bestehender Prozesse und IT-Lösungen.

Das Pflichtenheft - ein überholter Dinosaurier?

Ja und Nein, denn es gibt unverändert wichtige Bestandteile des klassischen "Pflichtenheftes" auf der einen Seite, und die "funktionale Spezifikation" auf der anderen Seite, die besser online statt über ein Dokument mit begrenzter Lebensdauer bereit gestellt wird.

Der bewährte Ablauf zur Bestellung neuer IT-Lösungen oder zur Bestellung von Anpassungen und Erweiterungen startet mit der kurzen Dokumentation eines Kundenwunsches (Demand) in der Sprache der beteiligten Anwender.

Warnung: Es wird dringend davon abgeraten, Änderungswünsche nur aus Sicht des Managements zu Formulieren, ohne zumindest ausgewählte Benutzer (Keyuser) der betroffenen IT-Systeme einzubeziehen. Die ausgewählten Benutzer müssen in direktem Kontakt mit den Benutzern stehen, die die bestellte Software tagtäglich verwenden oder verwenden werden.

Erstellung eines Lastenheftes mit den Zielen aus Kundensicht

Fritz VerkäuferDer Kundenwunsch aus Sicht des Auftraggebers kann anschließend mit Hilfe eines Spezialisten in ein Lastenheft ausgearbeitet werden.

Wünsche und Ziele im Zusammenhang mit der Erstellung neuer Software oder der Erweiterung bestehender Software müssen sowohl aus Sicht des Auftraggebers (vgl. Lastenheft und Angebot) als auch aus Sicht eines Auftragnehmers (vgl. Pflichtenheft) ausformuliert werden. Wünsche sind für die Erstellung von Software nicht hilfreich, aber Sie können mit den nachfolgenden Fragen leicht in "smarte" Ziele umgewandelt werden:

Im Pflichtenheft smarte Ziele abstimmen und festlegen:

  • Welche Ergebnisse wünsche ich nach dem Projektabschluss?
  • Wie genau können die Ergebnisse überprüft werden? (Testfälle!)
  • Bis wann sind die Ergebnisse zu liefern?
  • Sind die geforderten Ergebnisse realistisch und andererseits anspruchsvoll genug um ein Projekt zu starten?

Dabei nehmen die beteiligten Personen meist unterschiedliche Rollen ein, die in der Praxis auch eine andere Sprache verwenden.