Geschäftsprozess Management

Transparentes Geschäftsprozess-Management als Fundament

Die erfolgreiche Transformation des Kerngeschäfts in bewährte und neue Geschäftsbereiche im digitalen Zeitalter erfordert ausreichend genaue Kenntnis der bestehenden Geschäftsprozesse und der in der täglichen Praxis verwendeten Applikationen, Services und Endgeräte sowohl Ihrer eigenen Kunden, aber auch Ihrer Geschäftspartner und Ihrer Endkunden. Sie sind unverzichtbar für die kontinuierliche Evaluation und Umgestaltung der angewendeten Prozesse auf allen Ebenen einer Organisation.

Andi Analytiker

Abhängig von der Größe eines Unternehmens können diese Informationen mit unterschiedlichen Werkzeugen ausreichend genau, und zugleich flexibel und wartbar für alle Mitarbeiter bereit gestellt werden, die Prozesse anwenden, oder selbstverantwortlich mit gestalten und laufend verbessern.

Zur Orientierung wird eine "Prozesslandkarte" empfohlen, die alle notwendigen Prozesse und ihre Zusammenhänge grafisch veranschaulicht, und die allen interessierten Mitarbeitern zumindest die Navigation zu einer groben Beschreibung der einzelnen Prozesse und Teil-Prozesse erlaubt. Dabei steht weniger der detaillierte Input/Output und Ablauf im Vordergrund, sondern die Rolle der einzelnen Teil-Prozesse in der organisatorischen oder betrieblichen Wertschöpfung - d.h. die Frage welcher Mehrwert aus Sicht der Endkunden oder der internen Organisation in jedem Teil-Prozess erarbeitet wird.

Die Darstellung, Erarbeitung, Überwachung und laufende Wartung und Verbesserung bestehender und geplanter Geschäftsprozesse wird deshalb zunehmend zu einem unverzichtbaren Fundament moderner Unternehmen und Organisationen.

Warnung: Bitte verwechseln Sie nicht die flexible, grobe Dokumentation und das Monitoring von Geschäftsprozessen mit der Möglichkeit, technische Prozess-Definitionen direkt auszuführen, z.B. in einer "Business Prozess Engine". Auch wenn in beiden Bereichen häufig gleichlautende Begriffe verwendet werden, handelt es sich um unterschiedliche Konzepte, die nicht austauschbar sind. Ein ausführbarer technischer Prozess kann eine flexible Prozess-Dokumentation nicht ersetzen. Kein "Wunderwerkzeug" kann aus einer flexiblen Prozessbeschreibung automatisch einen ausführbaren Prozess erzeugen, der den praktischen Anforderungen im täglichen Einsatz genügt.

Anforderungs-Management zur Realisierung von Geschäftsprozessen

Fachliche Anforderungen sollten nicht ohne den Zusammenhang des geschäftlichen Hintergrundes gesammelt und dokumentiert werden. Anforderungen werden sinnvollerweise aus dem Ergebnis einer Geschäftsprozess-Analyse abgeleitet, und aus Sicht der beteiligten Prozesse strukturiert, um die Verbindung "zum großen Ganzen" nicht zu verlieren, das in Form einer "Prozesslandkarte" dokumentiert werden kann.

"Anwendungsfälle" (Use Cases) können als Bindeglied zwischen Geschäftsprozessen und fachlichen Anforderungen  verwendet werden - siehe Pflichtenhefte und das Unified Model. Sie helfen dabei, das praktische Zusammenspiel von Menschen, IT-Services und Applikationen übersichtlich und im gerade notwendigen Detaillierungsgrad systematisch zu beschreiben.

Integrierte Prozess- und Anforderungsdokumentation im Intranet

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Aus Sicht der eingangs beschriebenen prozessorientierten Unternehmenssteuerung sind flexible Dokumentationen bestehender und neu geplanter Prozesse und die daraus abgeleiteten Anforderungen für Abläufe und Services unverzichtbar für die kontinuierliche Evaluation und Umgestaltung der angewendeten Prozesse auf allen Ebenen einer Organisation. Auch für kleinere und mittlere Unternehmen stehen angepasste Methoden und geeignete Werkzeuge dazu zur Verfügung.

Vor diesem Hintergrund bietet die laufend aktualisierte Prozess- und Anforderungs-Dokumentation einen etwa vergleichbaren Geschäftswert wie die in den Prozessen eingesetzte laufende Software und deren Beschreibung, unabhängig davon, ob es sich um Software von der Stange (z.B. SaaS) oder individuell entwickelte oder konfigurierte Software (BPM, ERP) handelt.

Hinweis: Diese Erkenntnis erfordert bei der Implementierung von agilen, leichtgewichtigen Vorgehensmodellen entsprechendes Umdenken, da dort Dokumentation generell (und zu Recht) im Verdacht steht, verzichtbarer Ballast zu sein. Umfangreiche Projektdokumentationen, nicht auf die Praxis umlegbare Beschreibungen von Prozessen aus Management-Sicht, veraltete Pflichten- und Lastenhefte, die schon während der Entwicklung in der Schublade verstauben sind tatsächlich ein enormer Ballast, der  im besten Fall den Autoren dabei hilft, ihre Gedanken zu ordnen, und nach kurzer Zeit keinen Geschäftswert mehr bietet.

Im Gegensatz dazu dient eine im Intranet online verfügbare aktuelle Prozess- und Anforderungssammlung und eine aktuelle Schnittstellen-,  Service- und Api-Dokumentation der Wertsicherung bestehender Prozesse und IT-Lösungen und bildet die Grundlage zur Planung verbesserter oder neuer Prozesse in einer konkurrenzfähigen Zeitspanne.